El confinamiento social provocó cambios importantes en la rutina de las personas, uno de estos, la incorporación de la virtualidad en los sectores educativos y laborales, los cuales se vieron en la necesidad de crear equipos virtuales para cumplir con sus objetivos institucionales. Esta alternativa de trabajo presentó una serie de ventajas, pero también inconvenientes para las personas y es importante conocer cómo realizar una adecuada gestión del equipo de trabajo virtual.
Una de las ventajas es el ahorro de recursos. No requerir que las personas se movilicen al centro de labores o estudios ocasiona que no se invierta en material e insumos de oficina. Además, la flexibilidad horaria para desarrollar las labores es otra de las ventajas de la virtualidad. Por otro lado, el ahorro de tiempo en el desplazamiento a la institución es innegable y aumenta la motivación y compromiso de las personas. En diversas investigaciones, relacionan el compromiso con el alto rendimiento y cumplimiento de objetivos en los equipos de trabajo. Este compromiso se ve incrementado por la disminución de estrés al desplazarse a su centro de labores y tener la oportunidad de trabajar en un ambiente de mayor comodidad.
Otra ventaja es romper con las barreras geográficas y ampliar la búsqueda de talento para nuestro equipo de trabajo, el acceso virtual permite conectarnos con personas que están fuera de nuestro distrito, provincia o país. Además, el equilibrio entre el espacio familiar y laboral nunca ha tenido una oportunidad de mejora. Las jornadas de trabajo presencial ocasionaban que descuidáramos a la familia; sin embargo, con el trabajo virtual podemos ahorrar tiempo de traslado al trabajo y tener la oportunidad de invertirlo en un momento de calidad con la familia.
Por supuesto, no todo es positivo, existen inconvenientes para que un equipo de trabajo tenga una adecuada cohesión y efectividad en este entorno virtual. Por ejemplo, las dificultades para la coordinación entre los miembros del equipo; es cierto que trabajar en un ambiente de confort, como es el hogar de cada uno, resulta agradable, pero se depende del profesionalismo y compromiso de las personas para realizar las tareas evitando la procrastinación y así cumplir con los deberes asignados por los líderes del grupo. También, la mala comunicación afecta a la efectividad del equipo, ya que se necesita de todos los miembros alineados y enfocados en el objetivo propuesto. Una descoordinación y pobre comunicación entre los miembros ocasiona retrasos.
Al no poder reunirse con los compañeros de equipo se pierde la oportunidad de socializar, tener conversaciones informales, hablar sobre temas personales y así mejorar la cohesión grupal. Es por ello que los líderes de grupo deben fomentar los espacios de socialización para el grupo.
Algunas recomendaciones para que el equipo de trabajo en este contexto virtual logre sobrepasar las dificultades y tener éxito en alcanzar sus objetivos son los siguientes:
- La planificación como en cualquier equipo es crucial para tener éxito. Que cada miembro cumpla sus tareas básicas, su rol dentro del equipo.
- Tener un flujo de comunicación entre los miembros del equipo y el líder ayuda a mejorar los tiempos de entrega.
- El liderazgo en los equipos virtuales toma un papel más relevante debido a que los líderes encuadran los objetivos y metas por alcanzar y no permiten que el equipo se descarrile.
- Construir un calendario con fechas de entrega y supervisión que permitan mantener a los miembros del equipo alertas con el cumplimiento de sus obligaciones de manera autónoma.
- Fomentar el espacio de trabajo adecuado; así como es importante tener un espacio adecuado de estudio, es importante tener un espacio adecuado de trabajo, con buena iluminación, comodidad y, sobre todo, libre de distractores, que son comunes en el trabajo virtual desde el hogar.
- Crear espacios de socialización o actividades de integración entre los miembros del grupo.
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